Processing of Personal Data During the Application Process
If you apply to us electronically, whether by e-mail or through our online application form, we process your personal data for the purpose of conducting the recruitment process and, where applicable, preparing an employment contract.
The processing of your personal data is based on Article 6(1)(b) GDPR and, where applicable, Section 26 German Federal Data Protection Act (BDSG), insofar as the processing is necessary for the decision on establishing an employment relationship.
By submitting an application through our recruitment website, you express your interest in employment opportunities with Herchenbach Industrial Building GmbH. Your personal data will be processed exclusively for recruitment-related purposes.
The following information may be collected during the application process:
- First and last name
- E-mail address
- Telephone number
- LinkedIn profile (optional)
- Information on how you became aware of the vacancy
You may also upload application documents, including but not limited to:
- Cover letter
- Curriculum vitae (CV)
- Employment references
- Certificates and qualifications
These documents may contain additional personal data, such as your address, date of birth, educational background and professional experience.
Access to your personal data is restricted to authorized HR personnel and employees involved in the recruitment process.
Retention Period
Your personal data will be stored for as long as necessary to conduct the recruitment process.
If your application is unsuccessful, we will retain your application data for a period of 90 days after the conclusion of the recruitment process. This retention period serves the purpose of complying with legal obligations and defending potential legal claims, in particular under applicable employment and anti-discrimination laws.
After the retention period has expired, your personal data will be deleted or anonymized. Where data is anonymized, it can no longer be associated with you personally and may only be used for statistical purposes, such as recruitment reporting and workforce analytics.
If you accept an offer of employment with us, the personal data collected during the application process will become part of your personnel file and will be retained in accordance with applicable legal requirements and internal retention policies.
Disclosure of Data to Third Parties
Application data transmitted through our recruitment website is encrypted using TLS technology and stored in a secure database.
For the purpose of managing applications and conducting the recruitment process, we use the recruiting software solution provided by Personio SE & Co. KG, Rundfunkplatz 4, 80335 Munich, Germany.
Personio processes personal data solely on our behalf and in accordance with our instructions. Personio acts as a data processor within the meaning of Article 28 GDPR. A Data Processing Agreement (DPA) has been concluded between Herchenbach Industrial Building GmbH and Personio in accordance with the requirements of Article 28 GDPR.
Further information on Personio's data processing activities can be found in Personio's privacy notice:
https://www.personio.com/privacy-policy/
Talent Pool
Subject to your separate and explicit consent pursuant to Article 6(1)(a) GDPR, we may retain your application documents in our Talent Pool in order to consider you for future employment opportunities within our company.
If you provide your consent, your data will be stored in the Talent Pool for a period of 12 months from the date consent is granted.
Your consent is entirely voluntary and may be withdrawn at any time with effect for the future. Withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing carried out before such withdrawal.
Upon expiry of the retention period or withdrawal of your consent, your data will be deleted unless statutory retention obligations require otherwise.
Przetwarzanie danych (osobowych) przez operatora strony rekrutacji
Ogólne informacje
Tę stronę rekrutacji obsługuje firma Personio SE & Co. KG, która oferuje rozwiązanie oprogramowania kadrowego i zarządzania kandydatami (
https://www.personio.com/legal-notice/).
Data dane przekazywane w aplikacji będą przenoszone z użyciem szyfrowania TLS i przechowywane w bazie danych. Wyłącznym administratorem tych danych w znaczeniu artykułu 24 RODO jest podmiot przeprowadzający ten internetowy proces obsługi aplikacji. Rola Personio ogranicza się do obsługi oprogramowania i tej strony rekrutacji oraz pełnienia funkcji administratora w znaczeniu artykułu 28 RODO. W tym przypadku przetwarzanie przez Personio opiera się na zgodzie na przetwarzanie zleceń pomiędzy administratorem a Personio.
Oprócz tego Personio SE & Co. KG przetwarza dalsze dane na potrzeby świadczenia usług, zwłaszcza obsługi tej strony rekrutacji. Niektóre z nich mogą być danymi osobowymi. Więcej szczegółów na ten temat znajduje się poniżej.
Administrator
Administratorem w znaczeniu przepisów o ochronie danych osobowych jest:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 Monachium
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Wpis w rejestrze handlowym
Numer we wpisie w rejestrze handlowym: HRA 115934
Sąd rejestrowy: Amtsgericht München
Kontakt z inspektorem ochrony danych:
privacy@personio.com
Dzienniki dostępu („dzienniki serwera”)
Każdy dostęp do tej strony rekrutacji automatycznie powoduje gromadzenie ogólnych danych protokołu zwanych dziennikami serwera. Z zasady dane te to pseudonim, który nie pozwala na ustalenie tożsamości danej osoby.
W niektórych przypadkach bez takich danych dostarczanie lub wyświetlanie treści oprogramowania nie byłoby możliwe technicznie. Oprócz tego przetwarzanie tych danych jest niezbędne w kontekście bezpieczeństwa, zwłaszcza dla kontroli dostępu, wprowadzania, przekazywania i przechowywania. Te anonimowe informacje można też wykorzystywać do celów statystycznych oraz optymalizacji usługi i technologii. Pliki dziennika można sprawdzać i analizować retrospektywnie, kiedy podejrzewa się wykorzystywanie oprogramowania niezgodnie z prawem. Podstawa prawna to zdanie 2 podpunktu 2 paragrafu 25 TDDDG.
Ogólnie gromadzi się takie dane jak: nazwa domeny strony internetowej, przeglądarka internetowa i jej wersja, system operacyjny, adres IP, a także stempel czasowy dostępu do oprogramowania. Zakres tego procesu dziennika nie przekracza zwykłego zakresu dziennika każdej innej strony internetowej.
Te dzienniki dostępu przechowujemy przez maks. 7 dni. Nie ma przepisów, które zezwalają na sprzeciwienie się takiej praktyce.
Dzienniki błędów
Tak zwane dziennik błędów tworzy się po to, by identyfikować i naprawiać błędy. Jest to absolutnie niezbędne i pozwala nam na jak najszybsze reagowanie na możliwe problemy wyświetlania i wdrażania treści (uzasadniony interes). Z zasady dane te to pseudonim, który nie pozwala na ustalenie tożsamości danej osoby. Podstawa prawna to zdanie 2 podpunktu 2 paragrafu 25 TDDDG.
Kiedy pojawia się komunikat o błędzie, gromadzi się takie ogólne dane jak: nazwa domeny strony internetowej, przeglądarka internetowa i jej wersja, system operacyjny, adres IP, a także stempel czasowy po pojawieniu się danego komunikatu o błędzie i/lub specyfikacji.
Te dzienniki błędów przechowujemy przez maks. 7 dni. Nie ma przepisów, które zezwalają na sprzeciwienie się takiej praktyce.
Stosowanie plików cookie
W niektórych częściach tej strony rekrutacji stosuje się tak zwane pliki cookie. To małe pliki tekstowe przechowywane na urządzeniu, z którego użytkownik wchodzi na stronę rekrutacji. Zasadniczo pliki cookie zapewniają bezpieczny dostęp do strony internetowej („absolutnie niezbędne”), wdrażają pewne funkcje, np. ustawienie standardowego języka („funkcjonalne”), polepszają doświadczenia użytkownika lub działanie strony internetowej („wydajności”) oraz wyświetlają ukierunkowane reklamy („marketingowe”).
Na tej stronie rekrutacji z zasady wykorzystujemy wyłącznie absolutnie niezbędne pliki cookie, pliki cookie funkcjonalne lub wydajności, zwłaszcza w celu wdrażania pewnych ustawień domyślnych, np. języka, identyfikacji kanału ogłoszeń o pracę czy analizy wydajności ogłoszenia o pracę, przez które użytkownik dostał się na tę stronę rekrutacji. Wykorzystanie plików cookie jest absolutnie niezbędne do świadczenia usług, a tym samym realizacji umowy (artykuł 6, punkt 1, litera b) RODO).
Okres przechowywania: do 1 miesiąca lub do końca sesji przeglądarki
Prawo do sprzeciwu: w ustawieniach przeglądarki można zgodzić się na wykorzystanie plików cookie lub je odrzucić. Uwaga: odrzucenie plików cookie może doprowadzić do ograniczenia lub całkowitego zablokowania funkcji strony rekrutacji.
Prawa osób, do których należą dane
Jeśli jako administrator firma Personio SE & Co. KG przetwarza dane osobowe, osobie, do której one należą, przysługują pewne prawa na podstawie rozdziału III unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) zależnie od podstawy prawnej i celu przetwarzania. Te prawa to zwłaszcza: prawo dostępu (artykuł 15 RODO) oraz prawa poprawiania (artykuł 16 RODO), wymazywania (artykuł 17 RODO), ograniczenia przetwarzania (artykuł 18 RODO) i przenoszenia danych (artykuł 20 RODO), a także prawo do sprzeciwu (artykuł 21 RODO). Jeśli przetwarzamy dane osobowe za zgodą użytkownika, ma on prawo ją wycofać na podstawie artykułu 7 pkt 3 RODO.
Aby skorzystać ze swoich praw względem danych przetwarzanych w celu obsługi tej strony rekrutacji, powinien on skontaktować się z inspektorem danych osobowych Personio SE & Co. KG (zobacz punkt B).
Postanowienia końcowe
Personio zastrzega sobie prawo do zmiany zasad ochrony danych w dowolnym momencie, aby móc nadal przestrzegać obowiązujących wymogów prawnych lub uwzględnić zmiany oferowanych usług, np. po wprowadzeniu nowych usług. W takim przypadku nowe zasady ochrony danych będą dotyczyły wszystkich późniejszych odwiedzin na tej stronie rekrutacji lub wszystkich późniejszych aplikacji o pracę.